Проведение совещаний
 
Афоризмы про совещания

Длительность дебатов обратно пропорциональна сложности обсуждаемого предмета. Если предмет прост и понятен каждому, дебаты могут длиться почти бесконечно.

Роберт Ноулз.

Бюрократия разрастается, чтобы поспеть за потребностями разрастающейся бюрократии.

Айзек Азимов

Если проблема требует множества совещаний, они в конце концов станут важнее самой проблемы.

Закон Хендриксона

Оптимизировать - усложнить дело настолько, чтобы обеспечить максимальный уровень своей защищенности.

Лоренс Питер

Руководить - это значит не мешать хорошим людям работать.

Петр Капица

Совещания не родили ни одной великой мысли, но похоронили некоторое число идиотских.

Фрэнсис Скотт Фицджеральд

Совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать.

Джон Кеннет Гэлбрейт

Анекдоты про совещания

 

Наблюдал три дня за муравейником. Ни планерок, ни совещаний. И главное — все работают!!!
 

 

Директор на совещании:

- Ввиду малого времени на выполнение важного заказа я решил ввести денежное стимулирование.

- О! И какое же?

- Не справитесь к сроку — лишу премии! 

- Вы были вчера на совещании?
- Нет, я предпочитаю спать дома.

На планерке у директора:
- Если есть предложения и замечания, то пишите или высказывайте устно.
- А жестами можно?

Тренинг "Эффективное совещание"

Продолжительность - 16 ч / 2 дня

Аннотация

Работа современной компании невозможна без организации командной работы, и совещания – один из важных элементов  этого процесса. Однако, всегда ли совещания дают нужный эффект? Не слишком ли много времени тратят сотрудники на сборы и обсуждения? Действительно ли важные вопросы обсуждаются там, или совещания превращаются в рутину?

 

Совещание  – это не рутина и не развлекательное мероприятие, а один из элементов слаженного механизма развития Компании. Для результативного процесса необходимо не только административное воздействие, но и личностные качества каждого сотрудника. Эффективное совещание преумножает конечный результат и создает дополнительную ценность!

 

Этот тренинг  позволяет развить эти качества, дополняя их знаниями о принципах и перспективах командной работы.

 

Программа может быть связана с другими дисциплинами дополнительного профессионального образования в сфере менеджмента. В частности, с дисциплинами «Системное мышление», «Ключевые навыки менеджера», «Управление проектами» и т.д.

После изучения материала курса слушатель будет уметь:

·                   Планировать и организовывать совещания

·                   Распределять роли среди участников совещания

·                   Информировать сотрудников как о целях планирующихся совещаний, так и о результатах прошедших.

·                   Организовывать конструктивную работу всех участников в ходе совещания

·                   Применять на практике индивидуальные и групповые инструменты систематизации информации

Содержание курса

1.    Общие сведения

1.1. Элементы внутренних коммуникаций

1.2. Совещание как составная часть бизнес-процессов

1.3. Совещания в корпоративной культуре Компании

 

2.    Командный подход к работе       

2.1. Команда как элемент современной организации

2.2. Когда нужен и когда не нужен командный подход

2.3. Технологии работы команды в условиях изменений

 

3.    Виды и регламенты совещаний

3.1. Обсуждение планов и стратегий

3.2. Совещания – мозговой штурм

3.3. Информационные встречи

3.4. Отчетные мероприятия

3.5. Совещания-летучки. Современные методы «быстрой работы» на примере гибкой методологии SCRUM

3.6. Совещания в проектной работе. Вехи (milestone) проекта

 

4.    Цели и задачи совещания

4.1. Связь мероприятий с другими процессами

4.2. Понятие целей и задач

4.3. Постановка целей совещания (методология SMART)

4.4. Обязательные, желательные и возможные цели

 

5.    Подготовка к проведению совещаний

5.1. Организационная подготовка

5.1.1.  Роли участников в совещании

5.1.2.  Оповещение участников

5.1.3.  Подготовка материалов к обсуждению

5.2. Техническая подготовка

5.2.1.  Место и время совещаний

5.2.2.  Техническое обеспечение совещаний

5.3. Индивидуальная подготовка к проведению и участию в совещании

 

6.    Начало совещания  

6.1. Сбор участников

6.2. Настрой на работу

6.3. Вступительное слово

 

7.    Проведение совещаний и совместное принятие решений        

7.1. Критерии эффективности

7.2. Этапы принятия решений

7.2.1.  Анализ проблемы

7.2.2.  Определение критериев

7.2.3.  Выработка альтернатив

7.2.4.  Оценка альтернатив

7.2.5.  Выбор решения

7.3. Определение конкретных шагов

7.4. Соблюдение регламентов

 

8.    Структурирование информации

8.1. До совещания

8.2. Во время совещания

8.3. После совещаний

8.4. Структурирование информации:

8.4.1.  Презентации

8.4.2.  Отчеты

8.4.3.  Таблицы и диаграммы

8.4.4.  «Карты памяти»

 

9.    Результаты совещания     

9.1. Подведение итогов совещания

9.2. Варианты письменной фиксации договоренностей;  почтовые уведомления-напоминания о результатах

9.3. Назначение ответственных за контроль исполнения

9.4. Анализ результатов работ и подготовка к следующему совещанию

 

10. Подведение итогов курса 

10.1.            Подведение итогов, составление карты-памятки по курсу

10.2.            Анализ практической применимости полученных знаний

 
Аудитория

Этот курс предназначен для менеджеров всех уровней.

В частности, для Директоров, руководителей бизнес-единиц, коммерческих директоров, менеджеров проектов и т.д.

 

Курс также будет полезен будущим руководителям и ключевым сотрудникам, включенным в кадровый резерв.

Тренинг "Проведение совещаний"

Продолжительность 1 день / 8 часов

 

Подготовка совещаний

·         Определение целей, повестки дня, состава участников, выбора времени и места проведения.

·         Определение места каждого участника за столом, в зависимости от его роли в дискуссии и ожидаемого поведения.

·         Подготовка пакета исходной информации, правила оповещения участников и рассылки.

·         Составление регламента встречи, позволяющего эффективно участвовать каждому.

Проведение мероприятия

·         Правила проведения совещаний.

·         Функции разных ролей в проведении совещания.

·         Правила эффективного участия в совещании.

·         Стадии дискуссии. Как управлять дискуссией, исключая помехи и неконструктивное поведение участников.

·         Алгоритм решения проблем.

·         Роль ведущего в соблюдении регламента и инициировании дискуссий.

·         Техника записи и конспектирования поточной информации, ведение протоколов.

Эффективные коммуникации и обратная связь

·         Факторы, влияющие на эффективность коммуникаций, роль внимания в процессе общения.

·         Искусство быть услышанным и понятым: активное и эмпатическое слушание, создание гармонии общения.

·         Понятие спора, виды споров.

·         Общие правила ведения правильного спора.

Уловки и ошибки в споре

·         Позволительные уловки в споре: оттягивание возражения, разработка слабости и др.

·         Недобросовестные уловки или софизмы в доказательстве.

·         Умышленная неопределенность или запутанность: перевод на противоречия, неполное опровержение, подмена пункта разногласия.

Подведение итогов

·         Формализация решений.

·         Поручение задач исполнителям.